Aviva Canada Inc.

Politique sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Aviva Canada Inc. (« Aviva Canada ») et ses sociétés affiliées se sont engagées à protéger et à maintenir la confidentialité des renseignements personnels de nos assurés et de nos partenaires. Notre politique sur la protection des renseignements personnels établit les principes régissant la collecte, la protection, l'utilisation et la communication des renseignements personnels. Tous les employés doivent se conformer à cette politique dans l’exécution de leurs activités quotidiennes pour le compte d'Aviva Canada.

Aviva Canada et ses représentants recueillent des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • communiquer avec vous
  • apprécier et tarifer les risques pour l'émission, la modification ou le renouvellement de polices
  • répondre à vos besoins en matière d’assurance
  • enquêter sur les demandes d'indemnité et les régler
  • détecter et réprimer les fraudes
  • analyser les résultats financiers, compiler les statistiques, remplir des tâches administratives (comptabilité, gestion de systèmes informatiques, etc.) et mener des activités de modélisation relative à la commercialisation et à l’appréciation des risques
  • fournir des comptes rendus aux organismes réglementaires et autres de l’industrie
  • promouvoir Aviva et ses produits et services auprès de vous
  • former nos employés et assurer le contrôle de la qualité
  • se conformer à la loi

À Aviva Canada, nous divulguons à nos clients, avant la collecte ou au moment de celle-ci, la raison pour laquelle nous recueillons les renseignements personnels. En retour, nos clients doivent consentir explicitement à la collecte, ou le consentement peut être déduit de leurs actes. Nous nous engageons à ce que les renseignements personnels recueillis sur nos clients ne soient utilisés qu’aux fins auxquelles ils étaient destinés.

Nous prenons très au sérieux notre engagement envers la protection des renseignements personnels. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Politique sur la protection des renseignements personnels.

La protection de la vie privée au Canada

Législation fédérale : Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fixe des normes et des règles régissant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par les entreprises et les organismes du secteur privé.

Cette loi a des incidences sur la façon dont les entreprises privées, les organismes fédéraux, les sociétés sans but lucratif et les associations traitent les renseignements personnels qui leur sont communiqués. De plus, elle énonce clairement un code d'usage en matière de protection des renseignements personnels, qui vise à assurer que les renseignements personnels concernant les Canadiens seront traités avec respect et en toute confidentialité.

Législation provinciale

C’est au Québec qu’a été promulguée la première loi exhaustive en Amérique du Nord portant sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé établit des pratiques équitables en matière de renseignements pour les entreprises qui exercent leurs activités au Québec.

Le 1er janvier 2004, l’Alberta et la Colombie-Britannique ont promulgué leurs propres lois sur la protection des renseignements personnels; la Personal Information Protection Act of British Columbia et la Personal Information Protection Act of Alberta.

Au fur et à mesure que les autres provinces édictent des lois similaires, les entreprises exerçant leurs activités commerciales dans ces territoires devront se conformer à la loi qui s’applique dans leur province au lieu de la LPRPDE. Cependant, la LPRPDE continuera de régir les échanges transfrontaliers, interprovinciaux et internationaux.

Définition des renseignements personnels

On entend par « renseignement personnel » tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une société ou d’un organisme et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail. Cette définition très large englobe la plupart des types de renseignements recueillis, notamment ceux sur la race ainsi que les antécédents médicaux, judiciaires, professionnels et financiers. La Loi s’applique exclusivement aux renseignements recueillis, utilisés ou communiqués au cours d’activités commerciales.

Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir aux fins déterminées au Principe deux de la présente politique comprennent l’adresse, le numéro de téléphone, la date de naissance, la situation de famille, l’état matrimonial, la profession, les dossiers médicaux et sur la santé, l’actif et le passif, le revenu, la cote de solvabilité, les dossiers de crédit et de paiement ainsi que les antécédents d’assurance, y compris les sinistres antérieurs, le dossier de conduite automobile, le numéro de police et le numéro d’identification du véhicule.

Ne sont pas considérés comme des renseignements personnels aux termes de la loi les informations qui proviennent de sources publiques, notamment :

  • les renseignements personnels constitués des nom, adresse et numéro de téléphone d’un abonné inscrit dans un annuaire téléphonique accessible au public, lorsque l’abonné a la possibilité de s’opposer à la publication de ces renseignements dans cet annuaire;
  • les renseignements personnels comprenant les nom, titre, adresse et numéro de téléphone d’une personne inscrite dans un répertoire, une liste ou une annonce professionnels ou commerciaux accessibles au public, lorsque la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements personnels se rapportent directement à la fin pour laquelle ceux-ci sont publiés dans ce répertoire, cette liste ou cette annonce;
  • les renseignements personnels publiés dans un document enregistré constitué en vertu de pouvoirs légaux et auquel l’accès du public est autorisé par la loi, lorsque la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements personnels se rapportent directement à la fin pour laquelle ceux-ci sont publiés dans ce document enregistré;
  • les renseignements personnels publiés dans un enregistrement ou un document d’un organisme judiciaire ou quasi judiciaire, lorsque cet enregistrement ou document est accessible au public et que la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels qui y figurent se rapportent directement à la fin pour laquelle ceux-ci sont publiés; et
  • les renseignements personnels qui figurent dans toute publication, notamment un magazine, un livre ou un journal, sous forme électronique ou imprimée, lorsque cette publication est accessible au public et que la personne concernée a fourni elle-même les renseignements en question.

Politique d’Aviva Canada sur la protection des renseignements personnels : les dix principes

La présente politique a pour objet d’assurer la protection des renseignements personnels concernant les clients d’Aviva Canada. Sont visés les renseignements personnels conservés au sein d’Aviva Canada ainsi que ceux fournis à des tiers dans l’exercice de nos activités commerciales. Pour atteindre cet objectif, Aviva Canada respecte les principes suivants : 

  • Aviva Canada est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect de la Politique sur la protection des renseignements personnels d'Aviva Canada. [Principe un]
  • Aviva Canada doit préciser aux personnes concernées les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. [Principe deux]
  • Aviva Canada ne doit recueillir, utiliser, ni communiquer de renseignements personnels qu’au su et avec le consentement de la personne concernée, à moins que le consentement ne soit pas requis dans certaines circonstances particulières. [Principe trois]
  • Aviva Canada ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite. [Principe quatre]
  • Aviva Canada ne doit pas utiliser ou communiquer de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Aviva Canada ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées. [Principe cinq]
  • Aviva Canada doit s’assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. [Principe six]
  • Aviva Canada doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité et empêcher toute activité non autorisée relativement à ces renseignements. [Principe sept]
  • Aviva Canada doit faire en sorte que toute personne qui lui en fait la demande par écrit puisse accéder à des renseignements précis sur sa politique et ses pratiques de protection des renseignements personnels ainsi que sur sa procédure de traitement des plaintes. [Principe huit]
  • Aviva Canada doit informer toute personne qui lui en fait la demande par écrit des renseignements personnels qui la concernent et que détient Aviva, de l’usage fait de ces renseignements et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter, sauf si la loi l’interdit. Par ailleurs, Aviva Canada doit apporter aux renseignements personnels les modifications jugées nécessaires  pour les tenir à jour. [Principe neuf]
  • Aviva Canada doit fournir le moyen de porter plainte pour non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès du responsable de la protection des renseignements personnels. [Principe dix]

PRINCIPE UN : Responsabilité

Aviva Canada est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de sa politique et de ses procédures en la matière.

Nous sommes tous responsables de la protection des renseignements personnels dont nous avons la gestion, qu’ils nous soient fournis directement par vous, notre client, ou par un tiers, ou que nous les fournissions à un tiers aux fins de traitement.

Nous avons établi des politiques et des pratiques afin de respecter notre politique de protection des renseignements personnels et nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels qui veillera à ce que notre société se conforme à la Loi.

Veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels si vous avez des questions ou des commentaires sur la protection de la vie privée (coordonnées fournies au bas de la page).

PRINCIPE DEUX : Détermination des fins de la collecte des renseignements

Aviva Canada doit préciser aux personnes concernées les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Aviva Canada recueillira vos renseignements personnels auprès d'organismes gouvernementaux, de courtiers, d'agents, d'assureurs, d’agences d’évaluation de crédit, de bureaux de crédit et directement de vous afin de :

  • Communiquer avec vous
  • Apprécier et tarifer les risques pour l'émission, la modification ou le renouvellement de polices
  • Répondre à vos besoins en matière d’assurance
  • Enquêter sur les demandes d'indemnité et les régler
  • Détecter et réprimer les fraudes
  • Analyser les résultats fonctionnels, compiler les statistiques, remplir des tâches administratives (comptabilité, gestion de systèmse informatiques, p. ex.) et mener des activités de modélisation relatives à la commercialisation et à l’appréciation des risques
  • Fournir des comptes rendus aux organismes réglementaires et autres de l’industrie
  • Promouvoir Aviva et ses produits et services auprès de vous
  • Former nos employés et assurer le contrôle de la qualité
  • Se conformer à la loi

Si nous avons besoin de renseignements personnels pour toute raison autre que celles énumérées ci-dessus, Aviva Canada vous demandera d'abord votre consentement à cette utilisation. 

Lorsque la loi l’autorise, nous pourrons également demander votre consentement pour recueillir et utiliser les renseignements de votre dossier de crédit dans le but de vous offrir un rabais sur nos produits.

PRINCIPE TROIS : Consentement

Aviva Canada ne doit recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels qu’au su et avec le consentement de la personne concernée, à moins que le consentement ne soit pas requis dans certaines circonstances particulières.

Généralités

Lorsque nous établissons un contrat d’assurance, il est entendu que non seulement vous fournissez votre consentement, mais que vous avez également obtenu le consentement de toutes les personnes mentionnées dans votre contrat d’assurance à l’égard de la collecte, de l’utilisation et de la communication de leurs renseignements personnels aux fins susmentionnées.

Obtention du consentement

Vous pouvez consentir à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels expressément, ou votre consentement peut découler de vos actes.

Le consentement explicite peut être donné de vive voix ou par écrit. Le client donne son consentement par un acquiescement ou un acte entraînant l’acquisition ou l’acceptation d’un produit ou service. À titre d’exemple, le consentement explicite verbal peut être donné par téléphone et le consentement explicite écrit, par la signature d’un formulaire ou d’une entente pouvant avoir trait aux renseignements personnels. Le consentement exprès peut être donné en cliquant sur le bouton Accepter d’un écran d’ordinateur. Dans le cas d’un consentement explicite verbal, Aviva Canada ou les intermédiaires consigneront ou enregistreront la conversation, y compris le nom de l’interlocuteur, la date et le détail de la conversation, sur support papier ou électronique versé au dossier de police ou de demande d’indemnité pertinent pour qu’il soit facile de retrouver le document et de le consulter au besoin.

Le consentement est réputé avoir été donné par vous et accepté par nous lorsque vous recevez notre avis sur la protection des renseignements personnels avec votre contrat et que vous ne nous informez pas que vous refusez d'y consentir en tout ou en partie.

On peut conclure au consentement implicite du seul fait du lien qui existe entre les parties ou de la nature des échanges entre elles. À titre d’exemple, lorsque vous fournissez des renseignements personnels à un agent ou à un courtier d’assurance en vue de la souscription d’une assurance, il est raisonnable de présumer qu’il y a consentement implicite à la communication de ces renseignements à l’assureur pour les fins de l’assurance envisagée.

Si les renseignements personnels sont de nature hautement délicate – il s’agit, par exemple, de rapports médicaux ou de documents financiers, comme une déclaration de revenus –, nous obtiendrons votre consentement écrit exprès avant d’utiliser cette information.

De plus, quand vous apportez des changements à votre police ou quand votre police se renouvelle automatiquement, vous acceptez que tout consentement que vous avez donné relativement à votre police reste en vigueur à moins d'avoir été expressément retiré.

Qualité pour donner le consentement

Le consentement peut être donné par la personne concernée ou par son représentant autorisé (p. ex., le détenteur d’une procuration, un tuteur ou un curateur). Aviva Canada contrôlera la validité de l’autorisation en vérifiant l’identité du représentant, le motif de la représentation et, le cas échéant, le pouvoir de représentation donné par la personne concernée.

Cas où le consentement n'est pas requis :

Dans bien des circonstances, il n’est pas nécessaire d’informer la personne concernée ni d’obtenir son consentement en vertu de la loi régissant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels, notamment :

  • lorsque cette pratique pourrait compromettre la disponibilité ou l’exactitude de renseignements personnels relatifs à la violation d’un contrat ou à l’inobservation de toute loi, y compris la détection et la répression de la fraude;
  • lorsqu'il s'agit de se conformer à des assignations à comparaître, à des mandats de perquisition et à d’autres ordonnances d’un tribunal ou d’un gouvernement;
  • pour la communication de renseignements sur les clients aux avocats retenus par Aviva Canada conformément à son obligation contractuelle de défendre l’assuré en cas de poursuite judiciaire;
  • dans des circonstances exceptionnelles où Aviva Canada peut, en vertu d’un devoir public, communiquer des renseignements personnels aux autorités compétentes dans des affaires d’un intérêt général considérable;
  • lorsque la personne concernée est un mineur ou une personne gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale, et que l’obtention du consentement est impossible ou inopportune;
  • lorsque les renseignements personnels sont accessibles au public et considérés comme tels dans les règlements; et
  • lorsque la loi l’exige.

Retrait du consentement

Sous réserve de certaines restrictions juridiques et contractuelles applicables et d'un préavis raisonnable, vous pouvez en tout temps refuser que l’on recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels ou retirer votre consentement à cet égard en informant le responsable de la protection des renseignements personnels par écrit. De plus, vous pouvez vous soustraire à la réception de certaines communications que nous pouvons vous envoyer au sujet d’autres produits et services. Toutefois, vous devez savoir qu’en l’absence de votre consentement, il pourrait nous être plus difficile de répondre à vos besoins en matière d’assurance.

PRINCIPE QUATRE : Limitation de la collecte

Aviva Canada ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées en vertu du Principe deux et doit procéder de façon honnête et licite.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires pour faire affaire avec vous. Nous procéderons de façon honnête, équitable et licite.

PRINCIPE CINQ : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Aviva Canada ne doit ni utiliser ni communiquer de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Aviva Canada ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées ou que le dicte ou l'autorise la loi.

Généralités

Il existe certaines situations propres aux activités des assureurs de dommages où nous utilisons, communiquons et conservons des renseignements personnels dans le cadre de pratiques d’assurance prudentes. À titre d’exemple :

  • Partage du risque : transmission de renseignements personnels à d'autres assureurs ou réassureurs;
  • Services de renseignements : communication à des fins de production, de règlement des sinistres, de classification et de tarification;
  • Services d’assurance : communication à des fournisseurs de biens et de services d’Aviva Canada, comme les entreprises de traitement des données, les entreprises de prévention des sinistres et les experts en sinistres; et
  • Intermédiaires d'assurances : communication aux courtiers et agents.

Nous utiliserons et communiquerons vos renseignements personnels à des fins qui ne sont pas mentionnées au Principe deux uniquement si vous y consentez ou si la loi l'oblige. Nous ne conserverons vos renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Communication au sein d'Aviva Canada

Aviva Canada et ses sociétés affiliées peuvent échanger à l’interne vos renseignements personnels pour les fins identifiées dans cette politique avec leurs sociétés canadiennes affiliées et avec d’autres sociétés affiliées à l’extérieur du Canada. Seules les sociétés ayant un motif d'affaires légitime auront accès à vos renseignements personnels et devront assurer la sécurité des renseignements en leur possession.

Communication aux tiers

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers, notamment les courtiers, les agents, les enquêteurs privés et les experts en sinistres. Les tiers sont également soumis à la LPRPDE et aux autres lois applicables. Seules les personnes physiques ou morales qui sont autorisées, pour les besoins de l’exécution de travaux aux fins déterminées en vertu du Principe deux, peuvent se voir communiquer des renseignements personnels.

De plus, si Aviva Canada ou l'une ou l'autre de ses sociétés affiliées devient partie à une transaction commerciale, comme une acquisition, une cession,  une vente, une fusion, ou à un arrangement financier concernant l'un ou plusieurs de ses actifs, vos renseignements personnels pourraient être communiqués à une tierce partie afin de compléter la transaction.

Communication à l’extérieur du Canada

Aviva Canada Inc. et ses sociétés affiliées peuvent faire appel à des fournisseurs de service et à des filiales situés à l’extérieur du Canada pour recueillir, communiquer ou compiler vos renseignements personnels. Toutefois, seules les personnes physiques ou morales qui ont besoin d'accéder à vos renseignements personnels à des fins énoncées au Principe deux peuvent recueillir, communiquer ou compiler vos renseignements personnels pour le compte d'Aviva Canada.

Lorsque vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués ou compilés à l’extérieur du Canada, nous tentons de les protéger par voie contractuelle, mais ceux-ci pourraient être régis par les lois du pays concerné et accessibles par les tribunaux et les organismes d’application de la loi et de sécurité nationale de ce pays.

L'Union européenne et les États-Unis d'Amérique comptent parmi les pays et territoires où Aviva Canada est susceptibles de recueillir, utiliser, communiquer ou compiler des renseignements personnels.  Pour en savoir plus sur les règles et pratiques d'Aviva Canada relativement aux fournisseurs de service situés à l'extérieur du Canada, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées fournies au bas de la page).

Durée de conservation

La durée de conservation des renseignements personnels est conforme à la politique et au calendrier de conservation des documents d’Aviva, qui sont eux-mêmes soumis aux exigences des lois provinciales et fédérales.

Vos renseignements personnels seront conservés par Aviva Canada aussi longtemps qu’il est nécessaire pour vous servir ou pour satisfaire à des exigences légales. Dès la fin de la période de conservation maximale, Aviva Canada détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels, ou les éliminera des systèmes d’exploitation pour les archiver dans un lieu sécurisé à accès restreint.

Les renseignements personnels qui servent toujours aux fins précisées peuvent être conservés indéfiniment à condition d’être archivés à l’extérieur du lieu d’exploitation, dans un lieu à accès restreint.

PRINCIPE SIX : Exactitude

Aviva Canada doit s’assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Nous veillerons à ce que vos renseignements personnels soient suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision à votre sujet.

Si Aviva Canada croit que vos renseignements personnels ne sont plus exacts, complets et à jour, et qu’ils sont nécessaires pour les besoins de l’entreprise, il se peut que nous communiquions avec vous pour vérifier les renseignements actuellement au dossier et apporter des modifications si nécessaire. Naturellement, si nous ne pouvons pas vérifier vos renseignements personnels ou vous joindre, il nous sera difficile de répondre à vos besoins d’assurance.

PRINCIPE SEPT : Mesures de sécurité

Aviva Canada doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité et empêcher toute activité non autorisée relativement à ces renseignements.

Responsabilité des mesures de protection :

Il incombe à Aviva Canada de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Aviva Canada doit protéger vos renseignements personnels quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

Méthodes de protection

Les moyens de protection varient selon le degré de sensibilité, la quantité, la distribution, la forme et la méthode de conservation des renseignements personnels. En général, les règles suivantes sont observées.

  • Les renseignements personnels ne sont pas laissés sans surveillance.
  • L’accès aux renseignements personnels est réservé uniquement aux personnes pouvant justifier d’un motif d’affaires légitime.
  • Les renseignements personnels ne sont pas photocopiés, modifiés, communiqués ou détruits sans le consentement exprès de l’employé responsable.
  • Lorsque des renseignements sont fournis à un tiers, seuls les renseignements nécessaires d’un dossier sensible, et non le dossier intégral, sont communiqués.
  • Aucune personne non escortée n’a accès aux étages où sont conservés des renseignements sensibles.
  • Les mots de passe sont changés périodiquement et ne sont dévoilés en aucun cas à qui que ce soit.
  • Les renseignements sensibles sont conservés à part et seules les personnes dûment autorisées y ont accès.
  • Le courrier reçu après les heures d’affaires est sécurisé dans la zone du courrier et des approvisionnements.
  • Les renseignements sensibles sont transmis à des tiers par des moyens protégés.
  • Les renseignements hors place sont stockés dans un lieu protégé.

Les employés d’Aviva Canada doivent faire preuve de vigilance dans la protection des renseignements personnels. Un soin tout particulier est apporté aux renseignements personnels sensibles suivants :

  • dossiers médicaux ou hospitaliers;
  • dossiers d’emploi;
  • déclarations de revenu;
  • casiers judiciaires;
  • dossiers financiers.

Renseignements reçus de tiers

Les employés d’Aviva Canada exercent la même vigilance à l’égard des renseignements personnels reçus de l’extérieur d’Aviva Canada et adhèrent à toute norme supérieure fixée par le tiers lorsqu’ils s’y sont engagés par contrat.

Destruction des renseignements

Tous les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins précisées et qui ont été conservés pendant la durée minimale prescrite seront détruits, effacés, dépersonnalisés ou archivés dans le lieu sécurisé à accès restreint prévu à cet effet.

PRINCIPE HUIT : Transparence

Aviva Canada doit faire en sorte que toute personne qui lui en fait la demande par écrit puisse accéder à des renseignements précis sur sa politique et ses pratiques de protection des renseignements personnels ainsi que sur sa procédure de traitement des plaintes.

Sur demande, Aviva Canada fournira une explication de sa politique en matière de gestion des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute demande de renseignements ou plainte, ou pour obtenir des renseignements additionnels.

PRINCIPE NEUF : Accès à l’information

Aviva Canada doit informer toute personne qui lui en fait la demande des renseignements personnels qui la concernent et que détient Aviva, de l’usage fait de ces renseignements et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter, sauf si la loi l’interdit. Aviva Canada doit par ailleurs apporter aux renseignements personnels les modifications jugées nécessaires pour les tenir à jour.

Les demandes d’accès aux renseignements doivent être présentées par écrit, par télécopieur, par courrier électronique ou par la poste. Nous répondons à toutes les demandes dans un délai de 30 jours.

Il est important de vérifier que l’auteur de la demande est bien la personne en question. C’est pourquoi nous exigeons que toutes les demandes soient présentées par écrit et que nos réponses, par écrit également, soient expédiées à l’adresse figurant dans notre dossier. Toute autre procédure exige la validation obligatoire de l’identité du demandeur et des éléments de l’adresse.

Aviva Canada aidera toute personne qui a besoin d’assistance lors de la préparation de la demande.

Les renseignements demandés doivent être fournis sous une forme intelligible et avec les explications appropriées des abréviations ou des codes. Sur demande, Aviva Canada autorisera l’accès aux renseignements personnels sous une autre forme pour les personnes ayant une déficience sensorielle, si la conversion vers un autre format est raisonnable et nécessaire.

Délai de réponse aux demandes d’accès

La réponse doit être fournie dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande. Toutefois, si une prorogation est exigée, un avis de prorogation jusqu’à concurrence de 30 jours additionnels vous sera envoyé dans les 30 jours suivant la réception de la demande, précisant les motifs de la prorogation, le nouveau délai et vous informant de votre droit de déposer une plainte auprès du commissaire fédéral à la protection de la vie privée ou, s'il y a lieu, du Commissaire provincial à la protection de la vie privée.

Refus d’acquiescer à une demande d’accès

Si la demande est refusée, nous fournissons une explication. La personne est informée de son droit de contester le rejet de sa demande, soit en vertu de la procédure de traitement des plaintes [voir le Principe dix, Possibilité de porter plainte] auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels, soit en s’adressant au Commissaire provincial ou fédéral à la protection de la vie privée.

Voici quelques raisons valables pour lesquelles l’accès peut être refusé :

  • coût prohibitif;
  • renseignements personnels inextricablement liés à des informations concernant d’autres personnes;
  • raisons d’ordre juridique, de sécurité ou liées à des secrets commerciaux exclusifs;
  • renseignements personnels dont la communication peut mettre en danger la vie ou la sécurité d’une autre personne.

Modifications

Si vous pouvez démontrer que des renseignements personnels à votre sujet sont inexacts ou incomplets, Aviva Canada apportera les modifications nécessaires (corrections, suppressions, ajouts) à ces renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée à des tiers ayant accès à l’information en question.

Conservation des dossiers

Les modifications ainsi effectuées sont dûment enregistrées et assorties d’une explication si besoin est.

Lorsqu’une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, Aviva Canada consigne la teneur de la contestation non réglée. S’il y a lieu, l’existence de la contestation non réglée doit être communiquée à des tiers ayant accès à l’information en question.

Les renseignements personnels ayant fait l’objet d’une demande ou ayant servi à prendre une décision au sujet d’une personne doivent être conservés suffisamment longtemps pour permettre à l’intéressé d’exercer les recours qui lui sont ouverts en vertu des lois sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Frais de communication

Nous pourrions imposer des frais pour vous donner accès à l’information, mais seulement après vous avoir informé du coût approximatif.

PRINCIPE DIX : Possibilité de porter plainte à l’égard de l’inobservation des principes

Aviva Canada doit fournir le moyen de porter plainte pour non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

Réception et enregistrement de la plainte ou de la demande de renseignements

Si vous croyez que nous ne respectons pas les principes exposés dans notre Politique sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez en tout temps communiquer par écrit avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées fournies au bas de la page).

Lorsqu'une demande d'accès à des renseignements personnels ou une plainte relative à la protection de la vie privée est reçue par téléphone, l'appelant est invité à transmettre sa demande ou sa plainte par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels, et l'adresse de ce dernier lui est fournie.

Le responsable de la protection des renseignements personnels ou son délégué doit prendre acte des demandes de renseignements et des plaintes et en coordonner le suivi, et s’assurer que les réponses satisfont aux exigences en matière de protection de la vie privée et sont données en temps opportun.

Enquêtes

Toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée font l’objet d’une enquête. Si nous croyons que la plainte est fondée, Aviva Canada s'efforce de la régler.  Si nécessaire, nous modifions nos politiques et pratiques afin que la situation ne se reproduise pas.

L’enquête comporte un examen des faits qui permet d’analyser la plainte par divers moyens :

  • consultation du dossier de l’intéressé (information tant dans la base de données que sur papier);
  • consultation de la Politique sur la protection des renseignements personnels ;
  • discussion avec les membres du personnel qui ont traité avec l’intéressé ou travaillé dans le dossier; et
  • consultation de toute autre source et documentation susceptible de fournir des renseignements pertinents.

Accusé de réception et réponse

S'il nous est impossible de répondre à votre demande de renseignements ou de résoudre votre plainte dans l'immédiat, nous vous informons que votre demande ou votre plainte est en cours d'examen et vous précisons la date approximative de la réponse. Si vous avez des questions sur notre politique ou sur le traitement de vos renseignements personnels auxquelles nous ne sommes pas en mesure de répondre, nous vous dirigerons vers le commissaire fédéral à la protection de la vie privée ou, s’il y a lieu, le commissaire provincial à la protection de la vie privée. Notre responsable de la protection des renseignements personnels fournira les renseignements contractuels sur demande.

Suivi

Le responsable de la protection des renseignements personnels ou son délégué communiquera avec vous, au besoin, pour s’assurer que la question a été résolue de façon satisfaisante.

Si la résolution de la plainte nécessite qu'Aviva Canada modifie ses politiques et pratiques, le responsable de la protection des renseignements personnels ou son délégué doit veiller à ce que les modifications voulues soient effectuées.

Surveillance des procédures de traitement des plaintes relatives à la protection de la vie privée

Le responsable de la protection des renseignements personnels ou son délégué révise périodiquement le processus de plainte pour s’assurer qu’un mécanisme équitable, approprié et prompt est en place.

 

Mises à jour de notre politique

Aviva Canada est toujours à la recherche d’occasions pour améliorer ou mettre à jour ses communications avec ses clients, pour rationaliser ses activités tout en se conformant à la loi. Par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels n’est pas forcément un document statique.  Aviva Canada se réserve le droit de modifier de temps à autre sa politique. Le cas échéant, les changements entrent en vigueur 10 jours après la publication du changement sur le présent site web. Pour accéder à l'information la plus à jour, visitez régulièrement le présent site web ou communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Date d’affichage de la politique : juillet 2016

Comment joindre le responsable de la protection des renseignements personnels d’Aviva Canada

Par écrit : Responsable de la protection des renseignements personnels, Aviva Canada Inc., 10 Aviva Way, bureau 100, Markham (Ontario) L6G 0G1

Par téléphone ou télécopieur :Tél. : 1 800 387-4518, poste 54171, Téléc. : 416 755-4075

Par courriel :CAPrivacyOfficer@aviva.com

Quelques sociétés membres d’Aviva Canada Inc. :

  • Aviva Warranty Services Inc.
  • Aviva, Compagnie d'Assurance du Canada
  • Aviva, Compagnie d'Assurance Générale
  • Bay-Mill Specialty Insurance Adjusters Inc.
  • Compagnie d'assurance Elite
  • Compagnie d'Assurance Scottish & York limitée
  • Compagnie d'Assurance Traders Générale
  • Insurance Agent Service Inc.
  • OIS Ontario Insurance Service Limited
  • Pilot Insurance Company
  • S&Y Compagnie d'Assurance
  • Services d'Assurance Youville inc.

 

Mise à jour : mars 2018