Une catastrophe ne devrait pas nécessairement interrompre les activités de votre entreprise. Une bonne préparation et une planification peuvent servir à protéger vos activités et vous aider à vous remettre d’une catastrophe.
Commencez dès maintenant à vous préparer grâce aux conseils ci-dessous.
Protégez vos biens
Si vous avez un bâtiment à protéger, votre plan doit être conçu de façon à réduire les dommages au minimum.
- Installez des extincteurs automatiques, des systèmes d’alarme et des portes coupe-feu (selon les dimensions de votre situation).
- Inspectez vos bâtiments et prenez les mesures nécessaires pour éliminer les dangers potentiels et ne négligez pas l’entretien des lieux.
- Faites une liste exhaustive des actifs et des marchandises de votre entreprise.
- Rangez les documents importants en hauteur pour les protéger de tout dégât d’eau.
- Fixez sur les étagères les articles susceptibles de tomber, tels que les ordinateurs, les bibliothèques et les objets lourds.
Protégez vos données
L’information a une grande valeur. Assurez la sécurité de vos données.
- Protégez vos ordinateurs et vos systèmes au moyen de logiciels antivirus, de pare-feu et de parasurtenseurs. Sauvegardez vos données importantes régulièrement.
- Pensez à la possibilité de stocker vos données hors site ou sur le Web.
- Si vous conservez des renseignements personnels dans les dossiers des clients, informez-vous auprès de votre courtier au sujet de l’assurance contre les cyberrisques.
- Faites des copies des documents importants (polices d’assurance, renseignements bancaires et fiscaux, données sur les fournisseurs) et conservez-les hors site.
- Veillez à mettre en place des procédures pour la protection des renseignements confidentiels.
Protégez-vous et protégez votre personnel
Votre sécurité et celle de vos employés passent avant tout. Mettez au point un plan d’intervention d’urgence qui comporte les éléments suivants :
- un plan d’évacuation et un lieu de rassemblement sécuritaire
- un plan de protection sur place au cas où l’évacuation serait impossible
- une trousse d’urgence qui vous permettra à vous et à chacun de vos employés de subvenir à vos besoins pendant 72 heures
- des numéros d’urgence tels que ceux de personnes-ressources, d’intervenants d’urgence locaux, de fournisseurs et de votre assureur
- sensibilisez vos employés à l’idée de préparer un plan d’urgence à l’intention de leur famille
- assurez-vous de connaître votre plan de continuité des activités ainsi que les procédures de reprise en cas d’interruption.
Établissez un plan de continuité des activités
Le plan de continuité des activités décrit les mesures à prendre pour éviter l’interruption des activités de votre entreprise en cas de catastrophe.
Réfléchissez aux questions suivantes :
- Quels sont les systèmes, les procédures et les outils essentiels à vos activités? Que pouvez-vous faire sans eux?
- Déterminez quels sont les services de votre entreprise où le temps est un facteur critique et notez combien de téléphones et d’ordinateurs sont nécessaires à la bonne marche de vos activités.
- Pouvez-vous mener vos activités à partir d’un autre endroit? Aurez-vous besoin d’alimentation et d’équipement de secours?
- Comptez-vous sur la collaboration de fournisseurs externes ou avez-vous besoin d’équipement indispensable?
- Conservez-vous les coordonnées de nos employés, de nos partenaires et d’autres parties concernées?
- Les stratégies qui régissent vos processus internes comme le service de la paie sont-elles désuètes?
Pour en savoir davantage, communiquez avec votre courtier. Si vous n’avez pas encore de courtier, utilisez notre outil Trouver un courtier.
Source
Prepared BC: Guide for Small Businesses. (n.d.). Tiré du site du gouvernement de la Colombie-Britannique : https://www2.gov.bc.ca/assets/gov/public-safety-and-emergency-services/emergency-preparedness-response-recovery/embc/preparedbc/preparedbc_small_business_guide_web.pdf
Protection de votre entreprise. (28 avril 2018). Tiré du site du gouvernement du Canada : https://www.canada.ca/fr/services/entreprises/proteger.html