Que ce soit un facteur qui glisse sur une plaque de glace dans votre allée, un client qui se cogne la tête sur un panneau dans votre hall d’entrée ou un passant qui est renversé par une voiture dans votre aire de stationnement, vous avez la responsabilité de prévenir et de déclarer les accidents qui surviennent sur les lieux de votre entreprise.
Si vous ne déclarez pas les accidents, vous pourriez exposer votre compagnie à des poursuites ou à des réclamations qui vous accuseront d’être responsable de l’accident ou, à tout le moins, de ne pas avoir pris les précautions nécessaires pour le prévenir.
C’est pourquoi il est important de disposer d’un processus de documentation des accidents officiel, qu’ils soient mineurs ou non, advenant qu’un membre du public subisse des blessures sur les lieux de votre entreprise. Chaque accident évité de justesse devrait également être déclaré pour contribuer à la prévention des autres accidents.
Ce que vous devez faire lorsqu’une personne trébuche, glisse ou chute sur les lieux de votre entreprise
Au moment d’établir votre politique de déclaration des accidents, il est pertinent de passer en revue les étapes par ordre chronologique.
1. Veillez à la sécurité des lieux et à celle des membres du public
Après un accident, votre priorité devrait être de sécuriser les lieux pour écarter les risques de subir d’autres blessures ou dommages. Vous pourriez devoir appeler le 911 ou un fournisseur de services publics qui interviendra en cas de danger.
2. Prenez les précautions nécessaires pour éviter qu’un autre accident se produise
Bloquez l’accès aux zones dangereuses, mettez un panneau (p. ex., plancher mouillé) ou éliminez immédiatement le danger pour prévenir tout autre accident et assurer la sécurité des lieux. Les entreprises ont le devoir de faire tout ce qui est en leur pouvoir pour prévenir les autres accidents et menaces en matière de sécurité.
3. N’admettez aucune responsabilité
Même si vous pourriez vouloir reconnaître l’accident et prendre les dispositions nécessaires pour soigner les blessures, il est important d’éviter d’admettre une quelconque responsabilité pour l’accident. Tant que tous les renseignements n’ont pas été recueillis, il est difficile de savoir qui en est responsable.
4. Signalez et documentez immédiatement l’accident
À l’aide d’un formulaire de déclaration d’accident, inscrivez tous les renseignements sur l’incident, notamment les suivants :
- Nom de la personne rédigeant le rapport
- Nom et coordonnées de toutes les personnes touchées par l’accident
- Nom et coordonnées de tous les témoins
- Heure et date de l’accident et du rapport
- Emplacement
- Photos/vidéo/croquis de l’incident (vous pourriez devoir accéder aux extraits vidéo des caméras de surveillance)
- Renseignements sur l’accident
- Ampleur et description des blessures
- Ampleur et description de tous les dommages causés aux biens
- Conditions de l’environnement au moment de l’incident (p. ex., conditions météorologiques si l’incident s’est produit à l’extérieur)
- Mesures immédiates prises pour prévenir tout autre dommage ou blessure
- Mesures ultérieures requises, s’il y a lieu
5. Documentez les mesures préventives de l’entreprise
En cas de réclamation ou de poursuites, vous devrez documenter toutes les mesures que la compagnie a prises pour éviter que l’accident se produise. Par exemple, si une personne glisse et trébuche sur une plaque de glace à l’extérieur, consignez la fréquence à laquelle le trottoir est pelleté et salé en hiver. Lorsque vous pouvez prouver que vous avez fait preuve d’un devoir de diligence, vous réduirez les probabilités de faire l’objet de réclamations ou de poursuites.
6. Examinez le rapport d’accident à l’interne pour prévenir les autres accidents
Un responsable ou un comité de la santé et de la sécurité devrait examiner le rapport pour déterminer si la prise de mesures est nécessaire afin d’empêcher un autre accident de nature semblable.
7. Conservez le rapport d’accident dans un endroit sécuritaire
Selon la province dans laquelle vous vivez, le demandeur dispose d’un à six ans pour intenter des poursuites à la suite d’un accident. Il est important de conserver votre rapport ainsi que toutes les preuves nécessaires, comme des photos ou des extraits vidéo, tout au long de cette période afin de pouvoir bénéficier d’une défense.
8. Transmettez tous les rapports d’accident à votre compagnie d’assurance
Il est pertinent de transmettre les rapports d’accident à votre courtier, qui les passera en revue avec votre compagnie d’assurance pour se préparer à une réclamation éventuelle. Il pourrait vous donner des conseils sur les mesures à prendre pour réduire les probabilités de faire l’objet de réclamations.
Ce que vous devez faire après avoir documenté un accident
Chaque processus de documentation des accidents impliquant les membres du public doit faire partie de la politique santé et sécurité globale de votre compagnie. Les employés doivent comprendre l’importance de remplir le formulaire de documentation immédiatement et avec précision. Cela pourrait nécessiter une formation sur le type de renseignements pertinents pour le remplir. Le formulaire devrait être accessible dans des emplacements centraux de l’entreprise.
Il est tout aussi important de tirer des leçons à la suite de chaque accident survenu et de mettre en œuvre des mesures pour empêcher qu’un tel événement et des problèmes semblables se reproduisent. C’est à ce niveau que la plupart des entreprises pourraient améliorer leurs processus de déclaration. Voici quelques exemples de mesures à prendre :
- examiner la façon dont l’accident a été traité et corriger tout problème, le cas échéant;
- vérifier les tendances en matière d’accidents et les rapports d’accident précédents;
- mettre en œuvre une solution/des mesures préventives permanentes;
- examiner le rapport lui-même pour y déceler toute lacune;
- passer en revue la formation du personnel.
Apprenez-en plus sur la déclaration d’accidents
Vous cherchez un modèle de déclaration d’accident? Voici quelques formulaires de déclaration que vous pouvez utiliser pour votre entreprise, y compris des modèles de déclaration d’accidents automobiles que vos employés peuvent conserver en cas d’accident :
Pour en savoir plus sur la déclaration d’accidents, communiquez avec votre courtier d’assurance ou avec l’équipe des solutions de gestion des risques d’Aviva à arms.canada@aviva.com.